Universidade Federal do Espírito Santo
A Ufes inicia nesta segunda-feira, 3 de setembro, a possibilidade de autuação de processos em formato exclusivamente digital. Até dezembro, esse procedimento será optativo, cabendo à Unidade autuadora escolher entre abrir um processo físico (em papel, nos moldes atuais), ou um processo digital.
No entanto, a partir de janeiro de 2019, a autuação (reunião de documentos para a formação de um processo) em formato exclusivamente digital será obrigatória, conforme exigência da legislação que regulamenta o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal (veja abaixo a Portaria 1.269, de 30 de agosto de 2018).
Esta mudança representa uma nova etapa do Projeto Ufes Digital e foi apresentada aos servidores da Universidade no dia 14 de agosto. A expectativa do Grupo de Trabalho do Projeto Ufes Digital é que a maioria das unidades opte pela autuação nato-digital, uma vez que o documento avulso digital, implementado no início deste ano, já é uma realidade na Instituição e se mostrou muito mais ágil.
Agilidade e economia
O projeto Ufes Digital começou a ser implantado na Universidade no dia 2 de janeiro de 2018, quando foi disponibilizado o sistema Protocolo Web para toda a comunidade universitária. Desde então, os cálculos apontam uma economia de cerca de R$ 240 mil só com a redução de material de expediente (papel e tonner de impressora, por exemplo).
“Desde a implantação do Ufes Digital, tivemos mais de 24 mil documentos avulsos criados em formato digital, o que gerou uma economia de R$ 10 por documento. Além disso, tivemos a economia com os Correios (antes responsável pela logística dos processos), que foi de R$ 65 mil. Com a implantação desta nova etapa, considerando um custo aproximado de R$ 30 por processo, estimamos uma economia de R$ 1,5 milhão no ano”, contabiliza.
A tramitação de processos por meio digital vem sendo adotada por algumas universidades brasileiras não só com o objetivo de reduzir custos, como também a modernização e a desburocratização dos processos, trazendo benefícios como mais agilidade, transparência e sustentabilidade ambiental. Mas a Ufes está um passo à frente desta iniciativa, sendo uma das universidades pioneiras na adoção de um sistema que integra ações e o fluxo de documentos com os procedimentos administrativos.
Entre os objetivos do Ufes Digital, estão a modernização e desburocratização dos processos, trazendo benefícios como mais agilidade, transparência, sustentabilidade ambiental e redução de custos com papel, tonners, impressoras e serviço de mensageria.
A iniciativa é coordenada pela Pró-Reitoria de Administração (Proad), em parceria com o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), com as pró-reitorias de Planejamento (Proplan) e de Gestão de Pessoas (Progep) e com a Coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq).
Texto: Thereza Marinho